Importar o exportar implica mover, además de mercancía, una gran cantidad de documentos. Muchos de ellos llegan en inglés y otros tienen que salir de México en inglés. Una traducción imprecisa en una descripción de mercancía, un número de serie o una cantidad puede provocar retrasos, aclaraciones con la autoridad o problemas con el cliente. En esta guía repasamos los documentos que con más frecuencia se traducen y lo que conviene cuidar en cada uno.
Una aclaración importante: los requisitos aduaneros los fija la autoridad y pueden cambiar. Su agente o apoderado aduanal es quien le confirma qué documentos debe presentar y en qué idioma en cada operación. Nosotros nos encargamos de que la traducción sea fiel, consistente y, cuando se requiere, certificada por perito.
El pedimento y los documentos que lo acompañan
El pedimento es el documento aduanero mexicano con el que se declara la operación de comercio exterior, y se elabora en español. Lo que suele estar en otro idioma son los documentos que lo soportan: facturas, listas de empaque, certificados y fichas técnicas. Cuando un comprador, una matriz o una autoridad extranjera necesita entender un pedimento, también puede requerirse traducirlo al inglés.
Factura comercial (commercial invoice)
Es el documento central de la operación. Contiene vendedor, comprador, descripción de la mercancía, cantidades, valor, moneda e incoterm. Al traducirla hay que cuidar especialmente:
- La descripción de la mercancía, que debe ser precisa y coincidir con la ficha técnica y la clasificación arancelaria que maneje su agente aduanal.
- Las cantidades y unidades de medida (piezas, kilos, libras, galones), sin convertirlas si no se pide.
- El incoterm (EXW, FOB, CIF, DAP, DDP, etc.), que se conserva tal cual, porque es un término internacional.
- Números de parte, series y lotes, que se transcriben sin cambios.
Lista de empaque (packing list)
Detalla el contenido de cada bulto, peso bruto y neto, dimensiones y marcas. Debe coincidir con la factura; una diferencia entre ambos documentos, aunque sea de traducción, puede generar dudas en la revisión.
Certificados de origen
Sirven para acreditar el origen de la mercancía, por ejemplo para aplicar preferencias arancelarias de un tratado comercial. Su formato y requisitos dependen del tratado y del país, por lo que la traducción debe respetar cada campo y cada declaración del certificado, sin resumir. Si su cliente o su agente aduanal pide la traducción, conviene preguntar si debe ser certificada.
Conocimiento de embarque, guía aérea y carta porte
El conocimiento de embarque (bill of lading, BL), la guía aérea (air waybill) y los documentos de transporte terrestre describen quién envía, quién recibe, la ruta y las condiciones del transporte. Suelen traducirse cuando hay un reclamo con la naviera o el transportista, un seguro de por medio o una controversia comercial.
Fichas técnicas, hojas de seguridad y manuales
Muchas mercancías necesitan documentación técnica: fichas técnicas (data sheets), hojas de datos de seguridad (safety data sheets), instrucciones de uso y manuales. Además de ayudar a la clasificación de la mercancía, pueden ser necesarias para el etiquetado o la comercialización en México. En este tipo de documentos la consistencia terminológica es esencial. Conozca nuestro servicio de traducción de manuales técnicos.
Certificados de análisis, calidad y cumplimiento
Los certificates of analysis, de calidad o de cumplimiento con normas técnicas acreditan características del producto. Contienen tablas, resultados y referencias a métodos de prueba que deben traducirse con exactitud, respetando unidades y valores.
Contratos de compraventa, distribución y suministro
Detrás de muchas operaciones recurrentes hay un contrato internacional en inglés. Si lo necesita para negociar, para una auditoría o para un procedimiento legal, revise nuestra guía sobre errores al traducir contratos en inglés.
Cartas, declaraciones y documentos para aclaraciones
Cuando hay una revisión o una aclaración, suele ser necesario presentar correos, cartas del proveedor, declaraciones o registros en inglés. En esos casos, el plazo es corto: tener un traductor de confianza identificado de antemano ahorra tiempo.
¿Simple o certificada?
Para uso interno, para su agente aduanal o para su cliente, una traducción simple suele ser suficiente. Cuando el documento se va a presentar formalmente ante una autoridad, un tribunal o una notaría, o cuando así lo pide expresamente quien lo recibe, se requiere una traducción certificada por perito. Confirme el requisito con su agente aduanal o con la institución antes de cotizar. Más información en cuándo necesita una empresa una traducción certificada.
Cómo preparar sus documentos para cotizar
- Envíe archivos legibles y completos (PDF o Excel original, de preferencia).
- Agrupe los documentos por operación o embarque.
- Indique la dirección del idioma (inglés a español o español a inglés).
- Comparta su catálogo o glosario de productos si lo tiene.
- Avise si hay fecha límite por un despacho o una revisión.
Quién traduce sus documentos
El Dr. Refugio Alberto Del Campo, perito traductor inglés–español con registro GES-PD-0641, otorgado en San Luis Potosí y con validez para trámites en todo México. Doctor en Administración por la Universidad La Salle de México y MBA por la Universidad de Ottawa, en Canadá, con más de 30 años de experiencia. Atendemos en línea a empresas de todo el país. Vea el servicio para empresas y los precios de comercio exterior.